سياسة وإجراءات الحجز
سياسة وإجراءات الحجز المعتمدة
تحدد هذه السياسة بدقة متناهية الخطوات، الإجراءات، والالتزامات المتبادلة بين وكالة غادة للسياحة والعميل طوال دورة حياة الحجز السياحي منذ تقديم الطلب وحتى انتهاء الخدمة.
1. مراحل وإجراءات الحجز والتوثيق المالي
مرحلة الطلب والإنشاء (الحجز المبدئي): يقوم العميل باختيار الخدمات وتعبئة البيانات بدقة مطابقة تماماً لجواز السفر. ينشئ النظام بناءً على ذلك حجزاً مبدئياً مؤقتاً وفاتورة أولية.
تطبيق قاعدة الـ 20 دقيقة الإلزامية: يخضع الحجز المبدئي لمهلة سداد صارمة مدتها عشرون (20) دقيقة فقط من وقت الصدور الإلكتروني. في حال تأخر السداد، يُلغى الحجز آلياً من الأنظمة العالمية ويسقط حق العميل في التمسك بالسعر السابق أو توفر المقاعد/الغرف.
مرحلة التأكيد النهائي (الإصدار): بعد التحقق المحاسبي من قيد المبلغ كاملاً، تقوم الوكالة بإصدار التذاكر وقسائم الفنادق والنقل وإرسالها إلكترونياً للعميل، وهنا فقط يصبح الحجز نهائياً ومؤكداً تعاقدياً.
2. مطابقة أسماء المسافرين والبيانات القانونية
يلتزم العميل التزاماً مطلقاً بإدخال أسماء كافة المسافرين باللغة الإنجليزية وبحروف مطابقة تماماً لما هو مدون في جواز السفر الرسمي. ويقر العميل بتحمله وحده كامل التبعات المالية وغرامات شركات الطيران في حال وجود أي خطأ في حرف واحد أو تبديل بين الاسم الأول واللقب، ولا تتحمل الوكالة أي مسؤولية عن مراجعة الأخطاء الإملائية التي يرتكبها العميل.
3. سياسة الطلبات الخاصة والخدمات الاستثنائية
أي طلبات خاصة يتقدم بها العميل (غرف متصلة، سرير إضافي للأطفال، نوع إطلالة محدد، وجبات طيران خاصة، أو طلب وزن إضافي) يتم نقلها إلى مزود الخدمة الفعلي. ويعلم العميل بأن هذه الطلبات هي اختيارية تخضع لتوفر الإمكانيات لدى المزود ولا تشكل التزاماً تعاقدياً على الوكالة أو المورد.
4. سياسة حالات عدم الحضور والتخلف والوصول المتأخر
التخلف عن الرحلات (No-Show): في حال عدم حضور العميل للمطار في الوقت المحدد أو عدم تسجيل الدخول بالفندق في اليوم الأول للحجز، تملك الجهة الموردة الحق في إلغاء كامل الحجز واعتباره ملغى من طرف العميل بغرامة 100%، ولا يترتب على ذلك أي حق في الاسترداد المالي.
الوصول المتأخر لخدمات النقل والجولات: ينتظر سائق الاستقبال أو مرشد الجولة العميل لمدة أقصاها (20 دقيقة) فقط من الموعد المحدد. بعدها يتم التحرك وتعتبر الخدمة منفذة بالكامل.
5. الصلاحية القانونية للوكالة في الإلغاء الاستثنائي للحجوزات
تحتفظ وكالة غادة للسياحة بالحق المطلق في إلغاء أي حجز مؤكد أو مبدئي في الحالات الاستثنائية التالية، مع إعادة المبالغ المدفوعة فقط للعميل:
- وجود خطأ تقني واضح في النظام أدى إلى عرض أسعار خاطئة بشكل صارخ.
- وجود مؤشرات قوية أو اشتباه في عملية احتيال مالي أو استخدام بطاقات ائتمانية مسروقة.
- فشل مزود الخدمة الفعلي في تأكيد الحجز نتيجة لخطأ في أنظمتهم الداخلية أو الحجز الزائد خارج إرادة الوكالة.
6. القوة القاهرة والأحداث الاستثنائية الخارجة عن السيطرة
تخلي وكالة غادة للسياحة مسؤوليتها المالية عن عدم تنفيذ أي من التزاماتها إذا كان ذلك ناتجاً عن ظروف القوة القاهرة، وتشمل على سبيل المثال لا الحصر: الحروب، الكوارث الطبيعية (الزلازل، الأعاصير، الفيضانات)، الأوبئة والجرائح الصحية العالمية أو المحلية، القرارات الحكومية المفاجئة، إغلاق المطارات والمجالات الجوية، أو الإضرابات العمالية الشاملة. وفي هذه الحالات، تنحصر جهود الوكالة في القيام بدور الوسيط الودي لمحاولة استرداد ما يمكن استرداده من الموردين الخارجيين.